مقترحات للملحقية الثقافية بامريكا

 أولاً نود ان نشكر الملحقية على الجهد الذي يقدمونه في خدمة الطلاب المبتعثين. من باب حرصنا كطلاب، من واجبنا ان ننوه ببعض النقاط التي قد نرى فيها مجال للتحسين والتطوير لظهورالملحقية الثقافية بامريكا في افضل صورة.

نقترح النقاط التالية لتحسين الخدمة في سفير2 لمصلحة تعليم الطالب، تقصير وقت المعاملات، رفع مستوى الجودة، وخفض التكاليف.

1- وضع لجنة لتحديث صفحة اخبار الطلبة المبتعثين، ونقل مالديهم من تجارب وانجازات. الاهم تحديث تلك الصفحة كل شهر بحد اقصى وعدم اهمالها.

2- انشاء صفحة تعريفية لكل مشرف دراسي وعرض بياناته والمؤهلات والخبرات تماماً كصفحات اعضاء هيئة التدريس بالجامعات. الملحقية الثقافية تعتبر مركز ثقافي وتعليمي ولابد أن تأخذ من طابع الجامعات المحلية أو العالمية.

3- تأسيس لجنتين أخرى للأنشطة والندوات ودعوة الطلاب للمشاركة عن بعد. مثلاً ندوة لتنظيم الوقت، محاضرة تسويق الذات، دورة في البحث العلمي على سبيل المثال. هناك طلاب مبتعثين يرغبون في تقديم الدورات ومشاركة تجاربهم.

4- السماح بالتواصل الهاتفي بين الطالب والمشرف او اي احد من المسؤولين في الملحقية عن طريق مواعيد ووضع نقاط نقاش للتحدث فيها تحديداً. بعض المواضيع تحتاج شرح من الطالب فلماذا لا يتم تحديد نقاط النقاش (اجندة) ثم أخذ موعد مكالمة هاتفية مع المشرف. ذلك سوف يختصر الكثير.

5- انشاء لجنة للارشاد والتوجيه الاكاديمي. بعض الطلاب تضيع منهم سنة او اكثر بالتاجيل بسبب عدم معرفتهم بالطريقة الصحيحة في البحث عن الجامعات وفقاً لانظمة الوزارة. قمنا بالتواصل مع قسم شئون الجامعات سابقاً ولكن لم يتم الرد. الملحقية لديها خبر في البحث عن الجامعات ونتمنى مشاركتها مع الطلاب، خصوصاً طلاب الدكتوراه. ملاحظة وسائل التواص الاجتماعي تتناقل فيها معلومات غير صحيحة او لا تنطبق على جميع التخصصات. ويفضل التواصل مع الطالب حتى من المملكة قبل اصدار القرار حتى يتم مساعدته في اختيار الولاية ومعهد اللغة التي منها سيتم انتقاله للجامعة المناسبة.

6- اتصال المشرف بالطالب (بموعد) للاطمئنان صوتياً عليه كل فترة محددة عند الوصول ثم كل ترم على سبيل المثال.

7- نرجو عدم التباين في الردود. يوجد تباين في القرارات بين المشرفين فالبعض يوافق على حالة والبعض الآخر يرفض نفس الحالة. الحل في هذه النقطة هو وضع لائحة الانظمة والقوانين بها جميع البنود المتعلقة بالقرارات. والاشارة الى كل بند او فقرة عند الرفض. لائحة الانظمة تكون متوفرة للجميع للاطلاع عليها. يجب ان تحتوي اللائحة على جميع البنود بالتفصيل وكيفية الموافقة عليها مثل: التعويضات، ضوابط تغيير المؤسسة التعليمية، الدورات، المكافئات.. وجميع البنود الاخرى.

8- عند رفض طلب في سفير2 ، يتم التوضيح عن جميع أسباب الرفض وليس سبب في كل مرة. مثال: الطالب يرفع قبول جامعي ثم يتم الرفض بسبب ان التخصص الدقيق غير موضح، وبعد أن يحضر الطالب خطاب توضيحي فيه التخصص الدقيق، يتم الرفض مرة أخرى بسبب ان الجامعة ليست مميزة. يفترض أن يكون الرفض كالتالي:

عزيزي الطالب/

حسب لائحة الانظمة والتعليمات، طلبك مرفوص للاسباب التالية:

1- التخصص الدقيق غير موضح

2- الجامعة ليست مميزة

3-..

9- تحديث الدليل الارشادي لسفير2 ليتوافق في النسق مع لائحة الانظمة والقوانين.

10- واخيراً، المرفقات المطلوبة لكل طلب في سفير2 نتمنى تحديثها. بعض المرفقات مطلوبة ولكن يتم الموافقة على الطلب دون ارفاقها فعلياً من الطالب. وبعض المرفقات يطلبها المسؤول ولا تكون موجودة في قائمة المرفقات المطلوبة. لذا تبادل المراسلات تضيع الكثير من الوقت.

نود ان ننوه بأنه لقينا تحسن كبير في سرعة انجاز الطلبات في سفير2. ولكن نطمح الى معايير جودة عالية في اجراءات عمل ملحقيتنا العزيزة.